Financier

Financier

Dans cette section, vous trouverez toutes les informations disponibles sur le tableau de bord Otzy concernant l'aspect financier.
Vous obtiendrez un aperçu clair de ceci :
  • Les statistiques financières
  • Les fonds disponibles
  • Les commissions
  • Remboursements
  • Valeur expirée
  • Pièces
  • Modes de paiement
  • Numéros de compte
Ainsi, vous pourrez facilement suivre l'utilisation du système au sein de votre municipalité.


Fonds

Dans cette section, vous trouverez tous les fonds disponibles.Il est utile de savoir quel montant de budget reste disponible pour certains fonds.
La boutique en ligne n'est pas un fonds que vous devez recharger ; il s'agit du montant déjà acheté sous forme de bons d'achat sur la boutique en ligne.
Il peut exister plusieurs fonds. Par exemple, un fonds de bons d'achat et un fonds municipal général.


Commissions

Dans cette section, vous trouverez un aperçu de toutes les commissions qui ont déjà été demandées ou ajoutées pour la mise à niveau d'un fonds.
Vous pouvez facilement poursuivre ici :
  • quelles dispositions ont déjà été traitées
  • qui sont encore en cours de traitement
  • et quels montants ont été ajoutés à un fonds

Statut d'une commission

Vous verrez un statut associé à chaque commission.
Ce statut indique si la commission a déjà été traitée.

Exécuté

Lorsque le statut affiche « Exécuté » , cela signifie que :
  • le paiement a été reçu
  • et le fonds a été revalorisé avec succès
Le montant est alors disponible dans le système.

Non exécuté

Lorsque le statut n'est pas encore défini sur « Exécuté » , cela signifie généralement que :
  • le paiement n'a pas encore été reçu
  • si la commission doit encore être traitée
Dans ce cas, le fonds n'a pas encore été augmenté du montant demandé.


Demander un nouveau mandat

Souhaitez-vous passer à un fonds supérieur ?Vous pourrez alors solliciter une nouvelle commission.
Backhand Index Pointing Right Cliquez sur « Nouvelle commande » pour cela

Remplir la demande de commission

Vous devez renseigner différents détails lors de votre demande.

Montant

Saisissez le montant dont vous souhaitez augmenter le fonds.

Numéro de compte

Veuillez sélectionner le compte à partir duquel le paiement sera effectué.
Warning Le numéro de compte souhaité ne figure pas dans la liste ?
Ensuite, rendez-vous d'abord à la section :Backhand Index Pointing Right 'Numéros de compte'
Vous pouvez ajouter un nouveau numéro de compte ici.

Sélectionnez le fonds et la pièce

Ensuite, sélectionnez :
  • le fonds correct
  • et la pièce adéquate
Warning Veuillez vérifier attentivement ces informations afin que le montant soit traité correctement dans le fonds approprié.


Confirmer la demande

Une fois que toutes les informations auront été correctement saisies, vous pourrez confirmer votre demande.
Après avoir cliqué sur le bouton « confirmer » :
  • la demande de commission est soumise
  • vous recevez une demande de paiement
  • et la commission sera traitée dès réception du paiement
Par la suite, le fonds est automatiquement augmenté du montant spécifié.


Remboursements

Dans la section « Remboursements » , vous trouverez un aperçu de tous les remboursements qui ont déjà été demandés ou traités.Ainsi, vous pouvez facilement suivre quelles demandes sont encore en cours de traitement et lesquelles ont déjà été traitées.
Vous souhaitez vous faire rembourser la valeur expirée de vos bons d'achat ? Vous pouvez alors demander un nouveau remboursement en cliquant sur le bouton « Nouveau remboursement » .
Ces remboursements concernent exclusivement la valeur des bons d'achat expirés, c'est-à-dire ceux dont la date de validité est dépassée et qui ne peuvent plus être utilisés.
Vous n'êtes pas tenu de demander immédiatement le remboursement intégral des bons expirés. Vous pouvez également choisir de ne vous faire rembourser qu'une partie du montant disponible. Cela vous permet de gérer vos fonds en toute flexibilité.

Procéder à un nouveau remboursement.

Pour demander un remboursement, vous devez d'abord sélectionner le fonds et la devise ou la série de bons d'achat concernés. Ensuite, vous indiquez le montant à rembourser.
Ensuite, sélectionnez le numéro de compte sur lequel le remboursement doit être effectué.
De plus, vous pouvez ajouter votre propre référence et une note supplémentaire. Cela permet de garder tous les documents bien organisés au sein de l'administration.
Exemples de notes :
  • Remboursement des bons expirés T1
  • Clôture de la campagne de fin d'année
Une fois que toutes les informations auront été correctement saisies, vous pourrez confirmer votre demande.Après traitement, le montant sélectionné sera remboursé sur le numéro de compte sélectionné.



Valeur expirée

Dans cette section, vous pouvez consulter la valeur expirée actuellement disponible dans le système.
Par valeur expirée, nous entendons le montant des bons dont la date de validité est dépassée et qui ne peuvent plus être utilisés.
Outre la consultation de ces montants, vous pouvez également effectuer diverses actions.
Dans la section « Actions » , vous pouvez transférer la valeur expirée vers un fonds existant. Pour ce faire, sélectionnez l'option « Transférer des pièces » .
De cette manière, le budget disponible est conservé au sein du système et peut être réutilisé dans le cadre d'un autre fonds ou projet de bons d'achat.
De plus, vous avez également la possibilité de vous faire rembourser la valeur expirée. Dans ce cas, le montant disponible vous sera remboursé selon la procédure de remboursement établie.
Cela permet à la municipalité de déterminer avec souplesse comment la valeur expirée est gérée ultérieurement.


Pièces

Dans cette section, vous trouverez un aperçu de toutes les pièces et séries de bons existantes dans le système.
Vous pouvez consulter ici différents détails relatifs à chaque pièce.
Vous trouverez des informations sur, entre autres :
  • la monnaie de base de la pièce
  • le taux de change fixé
  • le pictogramme ou l'icône correspondant
  • et à quel compte d'attente la devise est liée
Ces données déterminent comment la pièce est utilisée et traitée au sein du système.
Si votre commune utilise plusieurs types de bons, vous trouverez ici un aperçu clair de tous les bons actifs et de leurs paramètres. Vous pourrez ainsi vérifier facilement quelles séries de bons sont disponibles et comment elles sont configurées sur la plateforme.


Modes de paiement

Dans cette section, vous pouvez gérer les modes de paiement disponibles utilisés lors de la création de bons d'achat ou de commandes via le comptoir/Otzy.
Lorsqu'un employé au comptoir ou un autre utilisateur crée un reçu, un mode de paiement peut être sélectionné lors du passage en caisse.
Les modes de paiement disponibles sont configurés et gérés dans cette section.
Ici, vous pouvez :
  • ajouter des modes de paiement
  • adapter les méthodes de paiement existantes
  • ou désactiver les moyens de paiement s'ils ne sont plus utilisés
Voici comment vous vous assurez que vos employés peuvent toujours sélectionner les options de paiement appropriées lors de la création de bons ou de commandes.


Numéros de compte

Dans cette section, vous trouverez un aperçu de tous les numéros de compte liés à votre municipalité.
Ces numéros de compte servent à :
  • commissions
  • remboursements
  • et autres transactions financières au sein du système

Ajouter un nouveau numéro de compte

Souhaitez-vous ajouter un nouveau numéro de compte ?
Backhand Index Pointing Right Cliquez ensuite sur « Nouveau compte »
Ensuite, saisissez les informations demandées afin que le numéro de compte soit correctement enregistré dans le système.

Modifier un numéro de compte existant

Vous pouvez également modifier un numéro de compte existant si nécessaire.
Pour ça:
    Cliquez sur « Actions » à côté du numéro de compte souhaité.
    Ensuite, sélectionnez « Personnaliser ».
Ensuite, vous pouvez modifier les données et les enregistrer.
Vérifiez toujours attentivement que les coordonnées bancaires sont correctement saisies afin d'éviter les erreurs de paiement ou de remboursement.