💎 Vouchers genereren
Om vouchers (cadeaubonnen) te kunnen aanmaken, is het belangrijk dat er voldoende budget beschikbaar is binnen jouw balielimiet.
Voorwaarden om vouchers aan te maken
Hiervoor zijn twee voorwaarden belangrijk:
- Je hebt een actieve balielimiet nodig
- Er moet voldoende budget beschikbaar zijn op het fonds van de voucher
Is het budget onvoldoende?
Wanneer er onvoldoende budget beschikbaar is, kan je geen nieuwe vouchers aanmaken.In dat geval moet je eerst een aanvraag indienen om jouw balielimiet te verhogen.
Ga hiervoor naar ‘Balielimiet verhogen’
Ga hiervoor naar ‘Balielimiet verhogen’
Balielimiet verhogen
Via deze functie kan je een aanvraag indienen om extra budget beschikbaar te maken voor het aanmaken van vouchers.
Hoe werkt dit?
Selecteer eerst voor welke voucher of bon je het balielimiet wil verhogen
Kies daarna van welke rekening het bedrag afkomstig zal zijn
Geef vervolgens het bedrag in waarmee je het balielimiet wil verhogen
Optioneel: voeg een notitie toe
Je kan eventueel een extra opmerking of notitie toevoegen bij de aanvraag.Dit helpt de financieel beheerder om betalingen en aanvragen makkelijker op te volgen.
Voorbeeld van een notitie:
- “Opladen balielimiet lenteactie”
- “Budget geboortecheques april”
Aanvraag bevestigen
Wanneer je op ‘Bevestigen’ klikt:
- wordt automatisch een e-mail verstuurd naar de financieel beheerder
- ontvangt deze persoon een verzoek tot betaling of goedkeuring
Van zodra de betaling verwerkt en ontvangen is, wordt het balielimiet van de gekozen voucher automatisch verhoogd.
Daarna kan je opnieuw vouchers aanmaken binnen het beschikbare budget.
Hoe maak je vouchers aan?
Zodra er voldoende budget beschikbaar is, kan je vouchers genereren via de volgende stappen:
Ga naar ‘Vouchers genereren’ in het dashboard
Selecteer het product waarvoor je een voucher wil aanmaken
Let op:Heeft jouw gemeente slechts één product?Dan word je automatisch doorgestuurd naar het juiste product.
Let op:Heeft jouw gemeente slechts één product?Dan word je automatisch doorgestuurd naar het juiste product.
Instellingen van de voucher
Na het selecteren van het product kom je op het aanmaakscherm terecht.
Hier zie je:
- Het beschikbare saldo voor deze vouchers
- Hoeveel vouchers je nog kan aanmaken binnen dit budget
Het is niet mogelijk om meer vouchers aan te maken dan het beschikbare saldo toelaat.
Het is niet mogelijk om meer vouchers aan te maken dan het beschikbare saldo toelaat.Bedrag instellen
- Je kan zelf het bedrag van de voucher kiezen
- Dit kan tussen €1 en €1000, je kan niet meer bedrag aanmaken dan er beschikbaar is op het budget
Onder het veld “bedrag” zie je meteen:
- De geldigheidsdatum van de voucher
Personalisatie van de voucher
Indien jouw gemeente gebruikmaakt van een ontwerp (template) dat personalisatie toelaat, kan je de voucher een persoonlijke toets geven.
Je kan:
- Een persoonlijke boodschap toevoegen
- De naam van de schenker invullen
Dit is bijvoorbeeld ideaal bij speciale gelegenheden, zoals een geboorte.
Dit is bijvoorbeeld ideaal bij speciale gelegenheden, zoals een geboorte.Voorbeeld:
- Schenker: Naam van de gemeente
- Boodschap: “Proficiat met de geboorte!”
Met deze opties maak je niet alleen functionele vouchers, maar ook warme en persoonlijke cadeaus.
Winkelwagen
Als je klaar bent met jouw bestelling kan je klikken op afrekenen.
Afrekenen
Klik op ‘Afrekenen’ om verder te gaan.
Je wordt vervolgens gevraagd om je gegevens in te vullen.De volgende velden zijn verplicht:
- Voornaam
- Naam
- Betaalmethode
Alle overige velden zijn optioneel en kan je naar wens invullen.
Overzicht van je bestelling
Na het afronden van de betaling krijg je een overzicht van je bestelling te zien.
Hier kan je:
- je volledige bestelling controleren
- alle aangekochte vouchers bekijken
- de vouchers eenvoudig downloaden
- de vouchers afdrukken indien nodig