💶 Financieel

Binnen dit onderdeel vind je alle informatie terug die beschikbaar zijn binnen het Otzy-dashboard over het financiële aspect.
Je krijgt hier een duidelijk overzicht van:
De financiële statistieken
De beschikbare fondsen
De provisies
Terugbetalingen
Vervallen waarde
Munten
Betalingsmethodes
Rekeningnummers
Zo kan je eenvoudig opvolgen hoe het systeem binnen jouw gemeente gebruikt wordt.
﻿
FondsenIn dit onderdeel vind je alle beschikbare fondsen terug. ﻿Dit is handig om te weten hoeveel budget er nog is voor bepaalde fondsen. 
De webshop is geen fonds dat jij moet aanvullen dit is het bedrag dat al is gekocht al webshop bonnen.
﻿
ProvisiesBinnen dit onderdeel vind je een overzicht van alle provisies die reeds werden aangevraagd of toegevoegd om een fonds op te waarderen.
Hier kan je eenvoudig opvolgen:
welke provisies reeds verwerkt zijn
welke nog in behandeling staan
en welke bedragen aan een fonds werden toegevoegd
Status van een provisieBij elke provisie zie je een status terug.
Deze status geeft aan of de provisie reeds verwerkt werd.
UitgevoerdWanneer de status ‘Uitgevoerd’ toont, betekent dit dat:
de betaling ontvangen werd
én het fonds succesvol werd opgewaardeerd
Het bedrag is dan beschikbaar binnen het systeem.
Niet uitgevoerdWanneer de status nog niet op ‘Uitgevoerd’ staat, betekent dit meestal dat:
de betaling nog niet ontvangen werd
of de provisie nog verwerkt moet worden
In dat geval is het fonds nog niet verhoogd met het aangevraagde bedrag.
﻿
Nieuwe provisie aanvragenWil je een fonds opwaarderen?﻿Dan kan je een nieuwe provisie aanvragen.
﻿﻿ Klik hiervoor op ‘Nieuwe provisie’
Provisieaanvraag invullenBij de aanvraag vul je verschillende gegevens in.
BedragGeef het bedrag in waarmee je het fonds wil verhogen.
RekeningnummerSelecteer van welke rekening de betaling zal gebeuren.
﻿﻿ Staat het gewenste rekeningnummer niet in de lijst?
Ga dan eerst naar het onderdeel:﻿﻿﻿ ‘Rekeningnummers’
Hier kan je een nieuw rekeningnummer toevoegen.
Fonds en munt selecterenSelecteer vervolgens:
het correcte fonds
én de juiste munt
﻿﻿ Controleer deze gegevens zorgvuldig zodat het bedrag correct verwerkt wordt binnen het juiste fonds.
Aanvraag bevestigenWanneer alle gegevens correct ingevuld zijn, kan je de aanvraag bevestigen.
Na bevestiging:
wordt de provisieaanvraag ingediend
ontvang je een aanvraag tot betaling
en zal de provisie verwerkt worden zodra de betaling ontvangen is
Daarna wordt het fonds automatisch verhoogd met het opgegeven bedrag.
﻿
TerugbetalingenBinnen het onderdeel ‘Terugbetalingen’ vind je een overzicht van alle terugbetalingen die reeds werden aangevraagd of uitgevoerd. ﻿Zo kan je eenvoudig opvolgen welke aanvragen nog in behandeling zijn en welke reeds verwerkt werden.
Wil je de vervallen waarde van vouchers laten terugbetalen? Dan kan je een nieuwe terugbetaling aanvragen door op de knop ‘Nieuwe terugbetaling’ te klikken.
Deze terugbetalingen hebben uitsluitend betrekking op de vervallen waarde van vouchers. Dit zijn vouchers waarvan de geldigheidsdatum verstreken is en die niet meer gebruikt kunnen worden.
Je bent hierbij niet verplicht om onmiddellijk het volledige bedrag van de vervallen vouchers terug te vragen. Je kan er ook voor kiezen om slechts een gedeelte van het beschikbare bedrag terug te laten betalen. Zo behoud je flexibiliteit in het beheer van jouw fondsen.
Nieuwe terugbetaling uitvoeren.Bij het aanvragen van een terugbetaling selecteer je eerst van welk fonds en van welke munt of voucherreeks je een terugbetaling wil ontvangen. Daarna geef je het gewenste bedrag in dat je wil laten terugstorten.
Vervolgens selecteer je het rekeningnummer waarop de terugbetaling mag worden uitgevoerd.
Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om een eigen referentie en een extra notitie toe te voegen. Dit helpt om alles overzichtelijk te houden binnen de administratie.
Voorbeelden van notities kunnen zijn:
“Terugbetaling vervallen vouchers Q1”
“Afsluiting eindejaarsactie”
Wanneer alle gegevens correct ingevuld zijn, kan je de aanvraag bevestigen. ﻿Na verwerking wordt het gekozen bedrag teruggestort op het geselecteerde rekeningnummer.
﻿
Vervallen waardeBinnen dit onderdeel kan je bekijken hoeveel vervallen waarde er momenteel beschikbaar is binnen het systeem.
Met vervallen waarde bedoelen we het bedrag van vouchers waarvan de geldigheidsdatum verstreken is en die niet meer gebruikt kunnen worden.
Naast het overzicht van deze bedragen kan je ook verschillende acties uitvoeren.
Bij ‘Acties’ kan je ervoor kiezen om de vervallen waarde over te dragen naar een bestaand fonds. Dit doe je door de optie ‘Munten overdragen’ te selecteren.
Op die manier blijft het beschikbare budget behouden binnen het systeem en kan het opnieuw gebruikt worden binnen een ander fonds of voucherproject.
Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om de vervallen waarde te laten uitbetalen. In dat geval wordt het beschikbare bedrag teruggestort volgens de ingestelde terugbetalingsprocedure.
Zo kan je als gemeente flexibel bepalen hoe de vervallen waarde verder beheerd wordt.
﻿
MuntenBinnen dit onderdeel vind je een overzicht van alle bestaande munten en voucherreeksen binnen het systeem.
Hier kan je verschillende gegevens raadplegen die gekoppeld zijn aan elke munt.
Je vindt onder andere informatie terug over:
de basisvaluta van de munt
de ingestelde wisselkoers
het bijhorende pictogram of icoon
en aan welke wachtrekening de munt gekoppeld is
Deze gegevens bepalen hoe de munt binnen het systeem gebruikt en verwerkt wordt.
Wanneer jouw gemeente meerdere soorten vouchers gebruikt, krijg je hier een duidelijk overzicht van alle actieve munten en hun instellingen. Zo kan je eenvoudig controleren welke voucherreeksen beschikbaar zijn en hoe deze geconfigureerd zijn binnen het platform.
﻿
BetalingsmethodesBinnen dit onderdeel kan je de beschikbare betalingsmethodes beheren die gebruikt worden bij het aanmaken van vouchers of bestellingen via de balie/Otzy.
Wanneer een baliemedewerker of andere gebruiker een bon aanmaakt, kan er tijdens het afrekenen een betalingsmethode geselecteerd worden.
De beschikbare betalingsmethodes worden in dit onderdeel ingesteld en beheerd.
Hier kan je:
betalingsmethodes toevoegen
bestaande betalingsmethodes aanpassen
of betalingsmethodes uitschakelen indien ze niet meer gebruikt worden
Zo zorg je ervoor dat medewerkers steeds de correcte betaalopties kunnen selecteren bij het aanmaken van vouchers of bestellingen.
﻿
RekeningnummersBinnen dit onderdeel vind je een overzicht van alle rekeningnummers die gekoppeld zijn aan jouw gemeente.
Deze rekeningnummers worden gebruikt voor:
provisies
terugbetalingen
en andere financiële verrichtingen binnen het systeem
Een nieuw rekeningnummer toevoegenWil je een nieuw rekeningnummer toevoegen?
﻿﻿ Klik dan op ‘Nieuwe rekening’
Vul vervolgens de gevraagde gegevens in zodat het rekeningnummer correct geregistreerd wordt binnen het systeem.
Een bestaand rekeningnummer aanpassenJe kan ook een bestaand rekeningnummer wijzigen indien nodig.
Hiervoor:
Klik je bij het gewenste rekeningnummer op ‘Acties’
Kies je vervolgens ‘Aanpassen’
Daarna kan je de gegevens aanpassen en opslaan.
Controleer steeds zorgvuldig of de rekeninggegevens correct ingevuld zijn om fouten bij betalingen of terugbetalingen te voorkomen.
﻿